De jaarwisseling zorgt altijd voor veel extra administratie. Om daar een handje bij te helpen hebben we hieronder een paar onderwerpen beschreven die voor veel rijscholen actueel zijn rond de jaarwisseling:

In het nieuwe jaar wil je misschien je factuurnummers wijzigen. Iedere factuur heeft een uniek factuurnummer. Als je een jaarnummer in je factuur gebruikt, dan moet je dit aanpassen op 1 januari. Dit kan heel makkelijk en snel. Via de Voorkeuren > Financieel > Facturen kun je het jaartal in het factuurnummer verhogen. Zorg ervoor dat het nieuwe factuurnummer eenzelfde aantal cijfers heeft als het vorige, anders nummert PlanGo door op basis van het hoogste nummer. Je hoeft dit maar eenmalig te doen, daarna neemt PlanGo de nummering weer over.

Plango maakt pas vanaf het moment van verzenden een factuurnummer definitief. Dat betekent dat je facturen in het oude jaar al kunt aanmaken als concept.

Ook dit jaar heeft het CBR haar prijzen veranderd. Het kan handig zijn om de prijs al voor 1 januari aan te passen. Omdat je waarschijnlijk alle examens die je nu verkoopt, gaat leveren in het nieuwe jaar. Je mag daarvoor dus al een nieuwe prijs rekenen.

Je kunt dit gemakkelijk aanpassen via Voorkeuren > Prijzen en pakketten > Opleiding.

Bij een praktijkexamen stel je een totale verkoopprijs in en je vult in wat de CBR kosten zijn. Het PlanGo systeem berekent dan automatisch je rijschoolkosten. Als je de prijs van het praktijkexamen voor de leerling niet wilt aanpassen in het nieuwe jaar, hoef je alleen de CBR kosten te wijzigen. Als je de verkoopprijs voor een praktijkexamen ook wilt verhogen moet je de totale verkoopprijs én de CBR kosten aanpassen.

Let op: wanneer je de prijzen aanpast bij een los onderdeel, moet je dit ook nog een keer apart doen in de pakketten die je hebt gemaakt. Het is niet nodig om nieuwe lessen of pakketten aan te maken, maar wijzig de huidige!

Als je de lesprijs wijzigt, dan is de prijs op dat moment actief voor alle nieuwe verkopen die je doet via PlanGo. Indien je voor een leerling toch nog het oude tarief wilt gebruiken, dan is het mogelijk om bij die leerling in de factuur de prijs aan te passen. Je kan dus zelf bepalen wanneer het handig is om je prijzen aan te passen.

De administratie voor leerlingen die eerder een pakket gekocht hebben blijft precies hetzelfde, de nieuwe prijzen gelden alleen wanneer je een pakket toekent na de wijziging. Meer lezen over Prijzen en Pakketten

Als je een prijs wilt wijzigen, dan is deze meteen actief op het moment dat je de wijziging doorvoert. Maar je kan deze wijziging ook inplannen, door op '+ Prijsverhoging' te klikken.

Je stelt daar de nieuwe prijs in en per wanneer je deze prijs in wilt laten gaan. Je kunt ook aanvinken dat je de prijsverhoging wilt meenemen in alle pakketten.

Een prijsverhoging instellen kan handig zijn als leerlingen zelf een pakket kunnen kopen via de On My Way-app.

Bij het opstellen van jouw jaarrekening of jaarverslag heeft je accountant de vooruitgefactureerde omzet van jouw rijschool nodig. Dit overzicht geeft aan wat je al gefactureerd hebt, maar wat je nog moet leveren in het nieuwe jaar. Dus de vooruitgefactureerde omzet is alles wat je al in rekening hebt gebracht, maar nog na de peildatum moet leveren, exclusief BTW. De peildatum kan iedere datum zijn, maar is meestal 1 januari.

De vooruitgefactureerde omzet per leerling zet PlanGo iedere 1e dag van de maand voor je klaar. Je kan dit vinden via Voorkeuren> Financieel> Boekhouding.

​

Je kunt in PlanGo eenvoudig een export maken van je facturen. Om dit goed in te stellen ga je naar Voorkeuren > Financieel > Boekhouding. Hier kun je kiezen uit een boekhoudpakket of een CSV bestand, wat je in Excel kunt openen. Om de export te maken ga je bovenin het scherm naar Financieel. Daar filter je de periode die je wilt exporteren. Vervolgens kun je daaronder de export downloaden. Meer lezen over de Koppeling met de Boekhouding
​
​​

Het kan handig zijn om ieder jaar een export van de planning te maken, zodat je deze altijd achter de hand hebt. Dit kun je per instructeur doen via Drie puntjes > Statistieken > Urenoverzichten. Daar filter je de periode en het soort afspraken. Vervolgens kun je de gegevens downloaden in een PDF-bestand.
​

Mocht er nog iets anders zijn waar we je mee kunnen helpen dan horen we het graag. Je kunt ons bereiken via de telefoon (024-7009708), Whatsapp (06-26005100), mail ([email protected]), of chat (stel een vraag in het PlanGo-menu).