Het komt wel eens voor dat een les op het laatste moment niet door kan gaan. Dit kan gebeuren omdat de leerling niet komt opdagen, of omdat de instructeur ziek is. In de ene situatie wil je het tegoed doorberekenen en in de andere situatie wil je het tegoed terugdraaien. Daarbij wil je de leerling hier ook van op de hoogte brengen via de mail.

Met de functie "Afspraak annuleren" heb je de keuze om na het annuleren van de afspraak het tegoed door te berekenen of terug te draaien. Na het annuleren krijg je ook de mogelijkheid om de leerling op de hoogte te brengen van de annulering.

Klik op de afspraak die je wilt annuleren, druk op Afspraak annuleren. Geef vervolgens op waarom de afspraak wordt geannuleerd met eventuele toelichting.

Tegoed doorberekenen

Wanneer de leerling niet is komen opdagen op een afspraak, of te laat afzegt, kun je na het annuleren van de les ervoor kiezen of om het tegoed wat er die les zou verbruikt zijn, door te berekenen naar de leerling.

Tegoed terugdraaien

Als de les niet doorgaat en je wilt het tegoed terugdraaien, is deze functie ook handig. Alle annuleringen worden namelijk altijd netjes bijgehouden in het lesoverzicht van de leerling.

Urenregistratie

Als de instructeur op locatie is en de leerling niet komt opdagen, wil je dat dit uur wordt meegeteld in de urenregistratie van de instructeur. Daarom geven we bij het annuleren van de afspraak altijd de keuze om de afspraak te laten staan of te verwijderen. Door de afspraak te laten staan, wordt dit uur meegeteld in de urenregistratie van de instructeur in de statistieken.

Statistieken

Via de 3 puntjes > Statistieken vind je de urenregistratie per instructeur. Je kunt hier ook filteren op soorten afspraken. Als je gebruik hebt gemaakt van het laten staan van een afspraak na het annuleren, dan is het belangrijk dat je onder Alle overige afspraken de filterknop Annulering aan laat staan. Anders wordt deze niet meegeteld met de urenregistratie van de Instructeur.