Voordat je gaat importeren
Controleer eerst of je de basisinstellingen voor het importeren van je boekhouding goed hebt ingesteld. Zijn alle prijzen en pakketten voorzien van de juiste grootboekrekening? En heb je het dagboek en BTW-codes bij de voorkeuren ingesteld? Check dit aan de hand van dit artikel. Ook lees je hier hoe je de exportbestanden uit PlanGo kunt halen en hoe je dubbele boekingen voorkomt.
Daarnaast is het belangrijk om te weten dat je alleen facturen kunt importeren die je in PlanGo hebt gemaakt nádat je deze instellingen goed hebt gemaakt: alleen dan zijn de juiste grootboekrekeningen op je facturen vermeld.
Klanten importeren
Om ervoor te zorgen dat Exact Online de facturen aan een klant kan koppelen dien je eerst je debiteuren te importeren. In Exact Online kun je daarvoor een importprofiel instellen. Dit doe je als volgt:
Klik op de naam van je administratie en kies voor Import/Export en daarna CSV/Excel
Kies onder het kopje Relaties voor Import
Kies voor Kommagescheiden waarde
Upload het debiteurenbestand wat je uit PlanGo hebt geëxporteerd
Controleer het importbestand met de kolommen uit het importbestand en selecteer de waarde 'code' bij het debiteurnummer
Selecteer daarna dat je de relaties als klanten wilt importeren:
Verwerk het bestand en kies ervoor om het Importprofiel op te slaan
Geef het profiel een naam (bijvoorbeeld: Klanten uit PlanGo) zodat je het later makkelijk weer kunt gebruiken.
Nu je dit hebt gedaan kun je een volgende keer in stap 3 kiezen voor de importprofielen en meteen voor Klanten uit PlanGo kiezen.
2. Verkoopboekingen importen
Het importeren van verkoopboekingen is wat ingewikkelder. Je moet daarbij de juiste velden en opties goed instellen. We raden je aan dit aandachtig te doen om te voorkomen dat facturen onjuist in je administratie terechtkomen.
Klik op de naam van je administratie en kies voor Import/Export daarna CSV/Excel
Kies onder het kopje Verkoopboekingen voor Import
Kies voor Komma gescheiden waarde.
Upload het factuurbestand wat je uit PlanGo hebt geëxporteerd. Let op dat je geen overlap hebt met een eerdere import om dubbele facturen te voorkomen
Is iedere boeking te herkennen aan een specifiek karakter of nummer? Kies Nee
Daarna kies je voor Aan een veranderende waarde:
Je kiest nu de kolom waarin het factuurnummer (zonder tekst) staat vermeld. In het voorbeeld wat je onderin ziet geeft iedere komma een kolom aan. Je kiest vervolgens de kolom waarin het factuurnummer staat. In dit voorbeeld is dat 202400005 en dat staat in kolom 9. Let op! Dit kan per exportbestand verschillen.
Nu moet je een allereerst een aantal algemene gegevens (factuurheader) instellen zodat de factuur goed verwerkt kan worden.
Selecteer hier minimaal de volgende velden:
Factuurdatum = Datum (bijv. 02-01-2024)
Omschrijving: Kopregel = Factuuromschrijving (bijv. Factuur 202400005
Relatiecode = Debiteurnummer (bijv. 934)
Boekstuknummer = Factuurnummer (bijv. 202400005)
Boekjaar = Boekjaar (bijv. 2024)
Periode = Periode (bijv. 2)
Daarna moet je de notatie van getallen en bedragen instellen:
Voor het instellen van de factuurregels volgen nu dezelfde stappen.
Selecteer hier minimaal de volgende velden:Grootboekrekening = Grootboekrekening (bijv. 810200)
Omschrijving = Omschrijving (bijv. Rijles 60 min - Pakket D)
Bedrag = Bedrag ex. BTW (bijv. 870,00)
BTW-code = BTW code (bijv. 2)
Ook hier stel je de notatie van de getallen en bedragen goed in:
Kies in de volgende stap het juiste dagboek, boekjaar en periode.
Kies voor Importdefinitie opslaan en geef de import een naam (bijvoorbeeld: facturen uit PlanGo).
Je kunt de facturen nu verwerken en een volgende keer direct het importprofiel in stap 3 kiezen zodat je al deze instellingen kunt overslaan.
Krijg je een foutmelding? Vaak staat in de foutmelding zelf vermeld waarom het importeren niet gelukt is. Veelvoorkomende fouten zijn dat je facturen dubbel probeert te importeren, pas dan het exportbestand aan. Of dat de grootboekrekeningen in Exact en PlanGo niet overeenkomen, pas dit dan aan. Importeer je voor het eerst dan kan kun je de melding krijgen dat een debiteur (code) onbekend is. Verruim dan de periode waarover je (alleen!) de debiteuren importeert.