Voordat je de exportbestanden uit PlanGo kunt inlezen in je boekhoudsoftware moet je een aantal zaken in PlanGo instellen. In dit artikel leggen we je uit hoe je dat doet. Om te beginnen ga je in PlanGo account naar: Voorkeuren > Financieel > Boekhouding daar stel je in:
1. Boekhoudsoftware
Kies de boekhoudsoftware die wordt gebruikt uit de lijst. Het kan zijn dat je zelf met boekhoudsoftware werkt of je accountant of boekhouder. In het laatste geval selecteer je de boekhoudsoftware die de accountant/boekhouder gebruikt.
2. Dagboek verkoop
Vul hier het dagboek in waarin je verkopen worden geboekt. Vaak is dit het dagboek debiteuren. Je kunt dit terugvinden in het overzicht van alle grootboekrekeningen in je boekhoudsoftware.
3. BTW-codes/grootboekrekeningen
Om de BTW juist uit te splitsen vul je hier de BTW-codes of grootboekrekeningen in zoals je deze ook kunt terugvinden in je boekhoudsoftware. Per boekhoudpakket geven we hieronder eventuele bijzonderheden aan:
Boekhoudpakket |
| Voorbeeld |
Exact Online | Gebruik de BTW-codes incl. BTW die je kunt terugvinden in de Stamgegevens | 13 |
Snelstart | Gebruik de grootboekrekeningen voor de BTW | 1601 |
e-Boekhouden | Gebruik de BTW-codes die je kunt terugvinden in de Stamgegevens | HOOG_VERK_21 |
4. Grootboekrekeningen
De grootboekrekeningen die je in je boekhoudsoftware gebruikt moeten overeenkomen met je instellingen in PlanGo. Maak deze grootboekrekeningen aan en kies een standaard grootboekrekening die we kunnen gebruiken wanneer je er geen bij een onderdeel of product hebt ingesteld. Meestal is dit een 'Omzet algemeen' of 'Omzet rijes. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe je de grootboekrekeningen instelt in PlanGo:
5. Producten instellen
Nu moet je alle onderdelen in je voorkeuren voorzien van de grootboekrekening waarop de verkopen van dat product geboekt moeten worden. Zo kies je bijvoorbeeld bij een rijles voor een grootboekrekening voor Rijlessen, en bij examens geef je er twee op: één voor de rijschoolkosten en één voor de examenkosten zonder BTW. Hier zie je enkele voorbeelden:
❗️Let op: Alleen nieuwe facturen krijgen deze grootboekrekeningen
Nu je deze instellingen hebt gemaakt krijgen alle nieuwe facturen automatisch deze grootboekrekeningen op de achtergrond toegewezen. Reeds bestaande facturen hebben dat niet. Wil je wel facturen importeren die je al eerder hebt verzonden dan kun je deze facturen bewerken en alsnog de grootboekrekeningen per factuur instellen.
Dit doe je door een factuur te openen en op het kader te klikken wat verschijnt wanneer je de factuurregels (bedragen) aanklikt. Je krijgt dan de melding of je de factuur wilt bewerken. Bij het bewerken van de factuur kun je het hier instellen:
6. Voorkom dubbele debiteur- en factuurnummers
Heb je al debiteuren en facturen in je boekhoudsoftware staan? Controleer dan goed of de nummering in PlanGo hierop aansluit of kies een andere soort nummering. Dubbele debiteur- en factuurnummers zorgen voor fouten in je boekhouding. Zo komen bijvoorbeeld facturen bij verkeerde debiteuren terecht of worden facturen niet goed verwerkt. Controleer altijd de debiteur- en factuurnummers in je boekhoudsoftware en PlanGo. Wil je de nummers in PlanGo wijzigen? Dat doe je zo:
Factuurnummer wijzigen | Debiteurnummer wijzigen |
Ga naar Voorkeuren > Financieel > Facturen, hier staat het volgende factuurnummer vermeld. Dit kun je wijzigen naar ieder ander nummer. De volgende factuur krijgt dit nummer en hoogt vervolgens automatisch op. | Bij de leerlingen (en in het exportbestand van debiteuren) zie je de debiteurnummers die PlanGo aan leerlingen geeft. Dit kun je wijzigen in het profiel van de leerling. Hierbij hoogt PlanGo het hoogste debiteurnummer automatisch op. |