Wanneer je start met PlanGo kun je meerdere leerlingen in één keer importeren met een CSV-bestand.
Een CSV-bestand is een speciaal bestandstype dat je in Excel kunt maken of bewerken. Het is een tekstbestand, met daarin een lijst met data. Het is belangrijk dat het bestand op een bepaalde manier is opgemaakt.
Vanuit je PlanGo account kun je een voorbeeldbestand downloaden. Die vind je hier:
Ga naar Leerlingen
Klik op + Nieuwe leerling
Kies Importeren via CSV
Download het voorbeeldbestand.
Hoe maak je het CSV-bestand op?
Het is belangrijk dat je de voor- en achternaam en email-adres van leerlingen juist hebt ingevuld. Echter geldt hoe meer kloppende gegevens je toevoegt, des te completer je overzicht, waardoor je alle functionaliteiten binnen PlanGo goed kunt gebruiken.
Let op! Het CSV-bestand moet erg nauwkeurig ingevuld worden. Het bestand is hoofdlettergevoelig en de naam van de kolommen moet precies overeenkomen met de kolommen in het voorbeeld.
Verplicht invullen:
Naam
Achternaam
Email-adres
Optioneel toevoegen:
Adres
Postcode
Woonplaats
Geboortedatum
Telefoon
Mobiel
Debiteur nummer
Factuur Voornaam
Factuur Achternaam
Factuur Adres
Factuur Postcode
Factuur Plaats
Factuur Email
Opleiding
Voorkeursinstructeur
Bedrijf
Stap 1: Hoe maak je een CSV bestand?
Dat kan met Excel of een andere spreadsheet toepassing. Hieronder lees je hoe dat moet.
Open Excel of een andere spreadsheet toepassing, bijvoorbeeld Google Sheets of Numbers
Vul je gegevens in, in de rijen en kolommen, precies zoals in het voorbeeld bestand.
Sla het bestand op als CSV:
Excel:
Open het Excel-bestand dat je wilt opslaan als CSV
Klik linksboven in Excel op Bestand.
Kies Opslaan als of Opslaan een kopie (voor Excel 365 of latere versies)
Kies waar je het bestand wilt opslaan (bijvoorbeeld op je computer of in OneDrive).
Klik op CSV bestandformaat, in het venster verschijnt: Opslaan als type. Kies CSV door komma's gescheiden, *.csv (scheidingsteken puntkomma gescheiden)' uit de lijst met bestandformaten.
Klik op Opslaan
Google Sheets:
Open het Google Sheet-bestand dat je wilt opslaan als CSV
Klik linksboven op Bestand in de menubalk.
Kies Downloaden
Kies Door komma's gescheiden waarde (.csv huidige blad).
Het bestand wordt gedownload naar je standaard downloadmap. Controleer de naam van het bestand en pas deze eventueel aan.
Numbers:
Open Numbers op je Mac, iPad of iPhone.
Open de spreadsheet die je wilt opslaan als een CSV-bestand.
Zorg ervoor dat alleen de gegevens op één tabel staan die je als CSV wilt opslaan. Numbers exporteert namelijk alleen de gegevens van één tabel per keer.
Klik op Archief (File) in de menubalk (Mac) of tik op de deelknop (iPad/iPhone).
Kies Exporteer naar CSV.
Stel eventueel het juiste scheidingsteken in. In Nederland is dit standaard een puntkomma (;).
Opslaan:
Klik op Volgende.
Geef het bestand een naam en kies de locatie waar je het wilt opslaan.
Klik op Exporteer.
Goed om te weten:
Alleen het actieve tabblad waarin je werkt wordt opgeslagen als een CSV-bestand. Als je meerdere tabbladen hebt, moet je elk tabblad afzonderlijk downloaden of alles samenvoegen in één tabblad.
In een CSV-bestand worden alleen platte gegevens opgeslagen. Opmaak, formules en grafieken worden niet meegenomen.
Stap 2: Importeer je CSV-bestand
Wanneer je een CSV bestand hebt gemaakt, dan kun je deze importeren:
Ga naar Leerlingen
Klik op + Nieuwe leerling
Kies Importeren via CSV
Selecteer een bestand, door op 'Bestand kiezen' te klikken
Vul het juiste scheidingsteken in
Klik op Importeren
Je leerlingen komen direct in je actieve leerlinglijst te staan. Leerlingen die al in je account staan worden niet overschreven.