Aangezien je het waarschijnlijk al druk genoeg hebt, kan het handig zijn om je leerlingen zelf in te laten plannen. Dit kan op twee verschillende manieren: handmatig plannen of automatisch berekenen.

Als rijschool kun je reserveringsblokken aanmaken in de planning zodat een leerling zich daar op kan inplannen. Leerlingen zien de planning niet, alleen de beschikbare momenten. Dit geeft je volledige controle over wanneer er gereserveerd kan worden.

Controleer eerst in de instellingen of leerlingen bevoegd zijn om zich in te schrijven op reserveringsblokken. Dat doe je via de Voorkeuren > Planning > Reserveringen. Kies daar voor Alleen handmatig geplande lessen als je alleen deze optie wilt gebruiken. Dit is dan actief voor alle leerlingen van die opleiding.

Een reserveringsblok kun je aanmaken op dezelfde manier als een afspraak. Je vinkt in de afspraak het vakje voor dit is een reservering aan. Daarna kies je een gewenste datum en tijd, om welke opleiding het gaat, de instructeur en het voertuig. Let op dat je geen leerling invult en sla de afspraak op. Leerlingen kunnen zich nu inschrijven op dit reserveringsblok, dat je herkent aan de schuine strepen.

Je kunt leerlingen ook vrij laten inplannen in je agenda. PlanGo bekijkt dan automatisch op welke momenten leerlingen wel of niet een les kunnen reserveren, zodat het zo efficiënt mogelijk ingepland wordt op basis van: werktijden van instructeurs, geplande vakanties en afwezigheid, beschikbare voertuigen, bestaande afspraken. Dit bespaart veel tijd omdat je geen reserveringsblokken hoeft aan te maken.

Je kunt dit aanzetten via Voorkeuren > Planning > Reserveringen. Selecteer daar Alleen automatisch berekende lessen als je alleen deze optie wilt gebruiken. Daarvoor is het belangrijk dat je je werkrooster in PlanGo zet. Dit doe je via Voorkeuren > Instructeurs > Bewerken > Werktijden. Leerlingen krijgen dan de mogelijkheid om in te plannen op uren die nog niet zijn gevuld in jouw werkrooster. Bij Prijzen en Pakketten kies je vervolgens per rijles voor welke lengtes leerlingen een les mogen inplannen.

Bij Voorkeuren > Planning > Reserveringen is het mogelijk om een aantal instellingen te wijzigen. Hieronder lichten we er een aantal toe:

Wil je zelf kunnen bepalen bij welke instructeur de leerling definitief zal worden ingepland dan klik je "Alleen voorkeursinstructeur" aan. De leerling ziet dan bij het maken van een afspraak niet de naam van de instructeur en kan hier ook geen keuze in maken. De voorkeursinstructeur stel je in bij het profiel van de leerling.

Wanneer je bij de voorkeuren hebt aangegeven dat een reservering van een leerling eerst goed moet worden gekeurd voordat deze definitief wordt, dan kun je dit doen door op de reservering te klikken in de agenda en vervolgens op goedkeuren.
Je kunt een reservering ook goedkeuren vanuit het dashboard. Als leerlingen een les hebben geboekt verschijnt de reservering in een overzicht met een vinkje om de afspraak goed te keuren. In beide gevallen zul je zien dat de afspraak in de planning niet meer gestreept is en dus definitief is.

Bij de reserveerperiode stel je in vanaf wanneer tot wanneer leerlingen vooruit mogen reserveren (bijvoorbeeld vanaf 2 dagen tot 14 dagen vooruit).

Geef aan hoeveel rijlessen een leerling per week mag inplannen. Zo zorg je ervoor dat er voor elke leerling nog genoeg plek is. Daarbij kun je aangeven of leerlingen iets mogen inplannen als zij een verlopen factuur hebben en/of een negatief tegoed.

Bij de Ophaallocatie kun je instellen of leerlingen verplicht een ophaallocatie moeten instellen voordat ze een afspraak kunnen inplannen. Daarna kun je instellen of ze het adres zelf vrij in mogen vullen, of dat ze alleen uit standaard opties in kunnen kiezen.

Hier kun je aangeven of leerlingen de rijles zelf mogen annuleren. Als dat het geval is, geef je aan hoeveel uur ze dit minimaal van te voren kunnen doen.

Als je kiest voor Automatisch berekenen verschijnen er extra instellingen.

Hier geef je aan voor welke instructeurs en afspraken je automatisch momenten wilt berekenen voor het reserveren.

Kies of leerlingen aansluitend mogen plannen, of alleen op hele of halve uren. PlanGo probeert altijd lege ruimte te voorkomen.

Geef aan hoe voertuigen worden toegevoegd bij het maken van een reservering: altijd het voorkeursvoertuig, het voorkeursvoertuig of het eerst beschikbare voertuig, of stel dit opleiding apart in.