Als beheerder bepaal je wie er toegangsrechten krijgt voor bepaalde zaken. Om dit te doen ga je naar Voorkeuren > Mijn rijschool > Gebruikers. Om de rechten van een instructeur aan te geven moet eerst de instructeur zijn toegevoegd aan PlanGo. Dit doe je door op + Nieuwe instructeur te klikken via de Voorkeuren > Planning > Instructeurs.

Na het aanmaken van een instructeur kun je de rechten die deze heeft in PlanGo aanpassen. Ga hiervoor naar Voorkeuren > Gebruikers en klik op + Nieuwe gebruiker. Hier kun je een gebruiker aanmaken door een gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord in te vullen. Uit een 'dropdown' menu kun je de juiste instructeur kiezen om te verbinden aan de nieuwe gebruiker.

Een gebruiker hoeft dus geen instructeur te zijn of omgekeerd. Om gebruik te kunnen maken van de InstructeursApp is het wel noodzakelijk om een instructeur als gebruiker toe te voegen.

Een beheerder is een gebruiker die volledige toegang tot de software heeft. Door beheerder aan te vinken kan  de gebruiker alles inzien, aanpassen en bewerken. Let dus op wie je beheerder maakt.

Wil je iemand beheerdersrechten geven, maar niet dat deze persoon onbeperkt facturen kan bewerken, dan kun je deze het beste de rechten geven van een kantoormedewerker. Voor een kantoormedewerker kun je instellen of deze verzonden facturen mag bewerken en zo ja, tot hoe ver terug.

Bij een gebruiker kun je een aantal bevoegdheden instellen:

Instructeurs worden in de meeste gevallen gebruiker gemaakt.

Mogen gebruikers alle leerlingen van de rijschool zien of alleen hun eigen leerlingen? In het laatste geval kies je voor 'alleen voorkeursleerlingen'. In het profiel van een leerling stel je de voorkeursinstructeur in.

Het kan handig zijn om instructeurs inzage te geven in de facturen van hun leerlingen. Zij kunnen dan geen wijzigingen aanbrengen in facturen, maar de leerling bijvoorbeeld wel attenderen op een verlopen factuur.

De bevoegdheden van de planning kun je instellen voor alle agenda's (als voor alle andere agenda's hetzelfde geldt) of per agenda (als de gebruiker bijvoorbeeld wel de agenda van een specifieke collega mag inzien, maar niet van anderen).
Per agenda kun je aangeven of deze door de gebruiker ingezien mag worden en/of worden gewijzigd.

Als je liever niet hebt dat gebruikers afspraken in het verleden nog kunnen wijzigen, dan kun je ervoor kiezen om een periode te vergrendelen. Dit kun je ook instellen voor afspraken in de nabije toekomst.

Het komt nog wel eens voor dat leerlingen in de auto contant of per pin betalen. Deze betalingen kunnen ingevoerd worden door de ontvanger (de gebruiker). Om er zeker van te zijn dat het geld bij de rijschool aankomt, kun je de betalingen handmatig goedkeuren. Via het tabblad Financieel > Betalingen kun je filteren op ongecontroleerde betalingen. Klik op 'Gecontroleerd?' als je het geld hebt ontvangen van de gebruiker.