Wanneer crediteer je een factuur in zijn geheel?
De meest voorkomende redenen om een factuur volledig te crediteren zijn:
Je hebt per ongeluk een verkeerde factuur aangemaakt,
Je hebt een factuur aangemaakt met een bepaald pakket en dan verandert de leerling van gedachten en wil hij/zij toch een ander pakket,
Je hebt een factuur gemaakt en dan besluit de leerling toch om te stoppen.
Maar hoe doe je dat?
Nou, aan de hand van een stappenplan.
Stap 1: Pak de betreffende factuur erbij.
Stap 2: Kies voor Extra > Factuur crediteren.
Stap 3: Creditfactuur aanmaken
Bij deze stap heb je de keuze of je het tegoed van de leerling wil terugdraaien.
In de meeste gevallen wil je het tegoed ook terugdraaien, omdat de factuur ongedaan gemaakt wordt. Dus de leerling gaat deze factuur niet betalen. En wie niet betaalt, krijgt ook geen tegoed.
Stap 4: Creditfactuur verzenden
Je hebt nu een creditfactuur voor je in concept. Deze verstuur je.
Wil je dat de leerling de creditfactuur ook ontvangt, bijvoorbeeld ter bevestiging, dan verstuur je de factuur per email.
Wil je dat de leerling de creditfactuur niet ontvangt, bijvoorbeeld omdat je per ongeluk een verkeerde factuur hebt gemaakt, dan kies je voor 'Zelf versturen'.
Na de optie 'Zelf versturen' kies je voor 'Markeren als verzonden'.
❗️Let op: vanaf hier heb je twee opties:
Optie 1: De factuur was nog niet betaald 👉 Volg stap 5A.
Optie 2: De factuur was al volledig betaald 👉 Volg stap 5B.
Stap 5A: Facturen met elkaar verrekenen.
Je hebt nu twee openstaande facturen, met twee dezelfde bedragen. In dit voorbeeld een factuur van €2.100 en een factuur van €-2.100. Je moet op €0 uitkomen, daarom "streep" je deze factuur tegen elkaar weg. Klik daarvoor op 'Facturen met elkaar verrekenen'.
Stap 5B: Betaling registeren.
De factuur maak je ongedaan, dus de betaling van de leerling wordt ook teruggedraaid.
Zodra je het bedrag weer aan de leerling hebt terugbetaald, open je de creditfactuur en registreer je de betaling van €-2.100.
Tot slot, ter controle.
Als het goed is ziet het financieel overzicht van de leerling er nu zo uit:
