Wanneer crediteer je een tegoed?
Stel, een leerling slaagt voor het praktijkexamen. Alle facturen zijn netjes betaald. Dan is het klaar, toch?
Maar wat nou als de leerling niet alle lessen uit het pakket nodig had. Dan heeft de leerling nog een aantal lessen tegoed. Deze lessen heeft de leerling niet meer nodig, dus die betaal je terug.
Maar hoe doe je dat?
Volgens deze eenvoudige stappen:
Stap 1: Controleer het tegoed
Op de pagina van de leerling bekijk je hoeveel tegoed de leerling nog over heeft. In dit geval heeft de leerling nog een tegoed van 3 uur.
Stap 2: Nieuwe creditfactuur maken
Op het financieel overzicht van de betreffende leerling zie je de mogelijkheid om een nieuwe creditfactuur aan te maken. Klik op deze knop.
Stap 3: Creditfactuur opbouwen
Bouw de creditfactuur op door factuurregels toe te voegen. In het geval van het voorbeeld voegen we een regel toe met 3 rijlessen.
💡Tip: Pas eventueel ook direct de prijs van de rijles aan. Dit doe je bijvoorbeeld omdat er in de tussentijd een prijswijziging is geweest of wanneer de rijlesprijs lager lag, omdat de leerling een pakket had afgenomen.
Zorg er in ieder geval voor dat de rijles op de creditfactuur dezelfde prijs heeft als die op de originele factuur (anders betaal je teveel terug).
👉 Voeg eventueel nog een regel toe, als de leerling bijvoorbeeld ook nog een tussentijdse toets tegoed heeft.
Klopt het aantal, het product en de prijs? Dan maak je de creditfactuur aan.
Stap 4: Creditfactuur versturen
Nu heb je de creditfactuur in concept voor je. Deze verstuur je.
Wil je dat de leerling de creditfactuur ook ontvangt, dan verstuur je de factuur per email.
Wil je dat de leerling de creditfactuur niet ontvangt, dan kies je voor 'Zelf versturen'.
Stap 5: Betaling registreren
De creditfactuur is nu openstaand. De laatste stap is om de betaling te registeren, zodra je het bedrag hebt terugbetaald.
Kies links bovenin voor 'Registreer betaling' en controleer of het bedrag (met een -teken, omdat je het betaalt i.p.v. ontvangt) en de betaalmethode en sla op.
Stap 6: Controle
Als je alle stappen hebt doorlopen dan controleer je het financieel overzicht van de leerling. Ziet het net zo uit als het voorbeeld hieronder?
