Wanneer crediteer je een gesplitste factuur?
Er zijn vele soorten gevallen die je kunt tegenkomen bij gesplitste facturen:
Meerdere facturen waarvan sommige zijn betaald en andere openstaand.
Meerdere facturen waarvan sommige zijn betaald en andere nog concept/ingepland zijn.
Meerdere facturen waarvan sommige zijn betaald, andere openstaand en/of nog concept/ingepland zijn.
Meerdere facturen waarvan nog geen enkele zijn betaald, maar wel openstaand en/of in concept/ingepland zijn.
Zoals je ziet zijn er veel verschillende situaties. Voordat je gaat crediteren is het belangrijk om de situatie duidelijk te hebben. Hiervoor twee controlevragen:
Heeft de leerling nog een tegoed? Zo ja, is dit tegoed negatief of positief?
Wat is de status van de facturen van de leerling?
Maar hoe doe je dat?
Stap 1: Tegoed en facturen bekijken
We pakken er een voorbeeld bij.
👆Deze leerling heeft een positief tegoed van 24 uur rijles, een praktijkexamen en een tussentijdse toets.
👆Dezelfde leerling heeft één deel van de factuur ontvangen en betaald. Het andere deel staat nog in concept (ingepland).
Stap 2: Creditfactuur maken
Nu we weten wat de situatie is, kunnen we gaan crediteren. Open de betaalde factuur en kies voor Extra > Factuur crediteren.
Vervolgens klik je op 'Creditfactuur aanmaken' 👇
Stap 3: Factuurregels bewerken
Eerder hebben we het tegoed en de facturen van de leerling bekeken. Daardoor weten we dat de leerling precies de helft van het pakket betaald heeft. Dat zijn:
15 rijlessen (30 rijlessen totaal)
0,5 praktijkexamen (1 stuk totaal)
0,5 tussentijdse toets (1 stuk totaal)
Wat jij de leerling gegeven hebt is:
0,5 korting t.w.v. €70 (€140 totaal)
Rijlessen
In het tegoed zagen we dat de leerling 6 uur heeft gereden, want het tegoed is nu nog 24 uur.
De leerling heeft voor 15 uur betaald en maar 6 ervan gereden, de leerling krijgt dus 9 uur terug. Dat passen we aan op de creditfactuur (klik op de factuurregels om te bewerken).
Tussentijdse toets en praktijkexamen
De leerling heeft de toets en het examen nog in het tegoed, dus deze zijn niet gebruikt. Maar de leerling heeft wel voor een halve toets en examen betaald. Deze helft krijgt de leerling dus terug.
Korting
Omdat de leerling een pakket had afgenomen, had deze recht op een korting. Nu de leerling stopt en dus eigenlijk alleen 6 losse lessen afneemt, vervalt het recht op de korting.
De leerling had al de helft van de korting gekregen op de eerste factuur, dus dit draaien we terug. Het bedrag staat in de plus, omdat je dit weer terugkrijgt.
Sla de wijzigingen op.
Stap 4: Factuur versturen
De creditfactuur mag je versturen. Nadat je het verschuldigde bedrag hebt terugbetaald registreer je tot slot de betaling.
Stap 5: Conceptfactuur verwijderen
We hebben de tweede factuur nog in het financieel overzicht staan. Deze hoeft de leerling niet meer te ontvangen of te betalen, omdat we alles hebben verrekend op de eerste factuur. De factuur is nog in conceptstatus, en daarom mag je deze verwijderen. Dat doe je via Extra > Verwijder factuur.
Stap 6: Controle
Heb je bovenstaande stappen doorlopen, dan ziet het financieel overzicht van de leerling eruit zoals hieronder.
❗️Let op: in dit voorbeeld ben jij de leerling nog een bedrag verschuldigd. Dat hoeft niet altijd het geval te zijn. Als de leerling meer heeft verbruikt dan waarvoor hij/zij heeft betaald, dan krijg jij een bedrag terug. Het wordt dan geen creditfactuur, maar een factuur met een plus-bedrag.