Soms moet er een factuur gecrediteerd worden. Dit is vaak een complexe handeling: soms wordt de volledige factuur gecrediteerd en soms een gedeelte. Soms krijgt de leerling een bedrag terug, soms moeten ze nog wat betalen. Als rijschoolhouder doe je dit niet vaak en het is dan ook niet gek dat dit de meest gestelde vraag is die bij ons binnenkomt. Voel je daarom vrij om even met ons te bellen als je hier mee bezig bent, we kijken graag met je mee!

Je kunt een de factuur volledig crediteren of gedeeltelijk crediteren (scroll naar beneden).

1. Open de factuur die je wil crediteren.

2. Klik op de knop Extra en kies voor Factuur crediteren.

3. Vervolgens verschijnt er een venster. Hier kun je de onderdelen kiezen die je wil crediteren, maar als de volledige factuur gecrediteerd moet worden laat je alles aangevinkt staan.

4. Je kunt ook aangeven of het tegoed van de leerling teruggedraaid moet worden. Vergeet niet om het tegoed altijd even te checken als je de creditfactuur hebt verzonden.

5. Klik op Creditfactuur aanmaken.

6. Verstuur de factuur naar de leerling via de mail, of kies ervoor om hem zelf te versturen. Als de leerling niks meer hoeft te betalen, dan kun je de factuur verrekenen door in het grijze gedeelte te klikken op Facturen met elkaar verrekenen. Hiermee streep je de facturen eigenlijk tegen elkaar weg.

7. Check tot slot of het tegoed klopt en of alles nu op Betaald staat.

1. Open de factuur die je wil crediteren.

2. Klik op de knop Extra en kies voor Factuur crediteren.

3. Vervolgens verschijnt er een venster. Hier kun je de onderdelen kiezen die je wil crediteren. Vink de onderdelen uit waarvoor de leerling geen geld terugkrijgt.

4. Je kunt ook aangeven of het tegoed van de leerling teruggedraaid moet worden. Vergeet niet om het tegoed altijd even te checken als je de creditfactuur hebt verzonden.

5. Klik op Creditfactuur aanmaken.

6. Stel dat de leerling 3 lessen terugkrijgt van de 20 lessen die in het pakket zaten, dan kun je op de factuurregels van de creditfactuur klikken en de 20 rijlessen veranderen naar 3 rijlessen.

7. Verstuur de factuur naar de leerling via de mail, of kies ervoor om hem zelf te versturen. Als de leerling niks meer hoeft te betalen, dan kun je de factuur verrekenen door in het grijze gedeelte te klikken op Facturen met elkaar verrekenen. Hiermee streep je de facturen eigenlijk tegen elkaar weg.

8. Check tot slot of het tegoed klopt en of alles nu op Betaald staat.

Soms is het makkelijker om handmatig een creditfactuur te maken, bijvoorbeeld als het om losse onderdelen van verschillende facturen gaat. Dit doe je zo:

1. Ga naar het overzicht van de betreffende leerling

2. Klik op Pakket of tegoed toevoegen.

3. Kies het onderdeel wat je in mindering wilt brengen en verander het aantal van 1 naar bijvoorbeeld -1. Door te klikken op +Toevoegen zal het bedrag negatief op de factuur komen.

In plaats van het aantal te veranderen naar -1 kun je ook een aantal rijlessen crediteren door "toevoegen" te veranderen naar "crediteren.

4. De factuurregel verschijnt bij Ongefactureerd, selecteer de regel(s) en klik op Maak factuur of Voeg toe aan Concept.

5. De gecrediteerde regel staat op de concept-factuur en kun je met de knop Verzenden definitief maken.

6. Daarna kun je het bedrag verrekenen of overmaken naar de leerling. Je registreert de betaling dan zoals je dat normaal ook doet.

Nogmaals: dit is altijd een lastig stukje van de administratie. Laat het ons weten als we je hierbij kunnen helpen, dat doen we graag!